Mogućnosti upotrebe Microsoftove Power grupe proizvoda u kontrolingu i financijama

Power BI, a i ostali slični alati, mogu biti zbunjujući za korisnika i najprije treba objasniti koji alati se za što koriste, kako bi se osoba koja nije IT struke mogla snaći u nazivima alata. Što se tiče Power BI-a kao platforme, koja je tema ovog članaka, treba spomenuti odmah na početku da se isti pojam koristi kako za cloud servis od Microsofta, tako i za desktop aplikaciju koja se instalira na Vaše računalo. Power BI služi za izradu izvještaja i dashboarda.

Power BI služi za izradu izvještaja i dashboarda.

Slika 1. Power BI dashboard

Izvještaje i dashboarde kreira se u desktop aplikaciji dok je dijeljenju informacija s ostalima namijenjena cloud varijanta prikaza (u web pregledniku). Osim spomenutog podržane su i mobilne aplikacije za iOS i Android koje omogućuju pregled na tabletima ili pametnim telefonima.

Niz funkcionalnosti dostupno je u besplatnoj verziji alata iako cijena od 9.99$/mjesečno po korisniku ne bi trebala predstavljati niti prepreku korištenju svih funkcionalnosti koje platforma pruža. 

Power BI spada u skup self service BI alata 

Što to točno znači? Self service bussiness intelligence je definiran kao sustav u kojemu krajnji korisnici izvještaja izvještaje samostalno grade raspolažući s podacima potrebnim za dizajn i generiranje izvještaja. 

To zapravo znači da je to BI alat namijenjen osobama koje samostalno izrađuju izvještaje, a njegovo sučelje prilagođeno je osobama koje nemaju tipično IT predznanje. Upravo to self service BI alate čini zanimljivim svima onima koji dio dana provode radeći izvještaje, tipično kontrolerima i osobama iz odjela financija i računovodstva, ali dakako ne isključivo njima. 

Osim spomenutog Power BI alata, Microsoft nudi još neke alate koji se međusobno nadopunjuju i čine zaokruženu platformu. 

Nabrojat ćemo neke od njih:

Power Query je jednostavan ali učinkovit self-service ETL alat. ETL alat je alat koji služi za:

• dohvat podataka s izvora (Extraction)
• transformaciju u podatke pogodne za izgradnju izvještaja (Transformation)
• učitavanje tih podataka u strukturu pogodnu za izvještavanje (tj. onu koja omogućuje brzi dohvat podataka.) - Load
   

Podaci se mogu učitati u Excel, Power BI ili Power pivot (u okviru Excela). Power Query moguće je kao dodatak otvoriti u okviru Excela, a također je dio i Power BI desktop aplikacije (vizualno postoje  neke minimalne razlike, većina funkcionalnosti je potpuno identična, barem onih najčešće korištenih).

Slika 2. Power Query alat

Power Pivot je komponenta Excela koja koristi memoriju računala kako bi omogućila brzo agregiranje i izračune, te u obliku pivot tablica (ili grafova) isporučila podatke i odgovorila na upite. Koja je razlika u odnosu na „ručno napravljene“ izvještaje u Excelu i „običan“ pivot kakav postoji već desetljećima? Iako suštinskih razlika ima mnogo ono osnovno što ovdje treba spomenuti je mogućnost brzog i učinkovitog povezivanja više tablica (a ne sporim vlookup-ima i sličnim metodama) te nerazmjerno veće tabele s kojima je moguće sasvim normalno raditi (više milijuna zapisa).  

Podatke u Power Pivot moguće je uvesti direktno spajanjem na bazu podataka, Excel ili pomoću spomenutog Power Query dodatka u slučaju da nam podaci nisu prikladni direktno za upotrebu na izvještajima već ih treba dodatno prilagoditi izvještajnim potrebama.

Kako nam ti svi alati mogu pomoći?

Iako se tu naoko radi o velikom broju alata, formule, načinu rada, pristup i sve naučeno u jednom, najčešće se može upotrijebiti na potpuno identičan način i u drugom alatu, što bilo koju od spomenutih Power komponenti čini zanimljivom svaku za svoju namjenu. 

Izgradnja modela gotovo je identična kako u Power pivotu tako i u desktop verziji Power BI alata. Slični pristup je i sa dohvatom podataka u Excel, Power pivot ili Power BI. 

Tipičan scenarij upotrebe alata mogao bi biti slijedeći:

U Okviru Excela postoji problem sa sporošću i velikim brojem međusobno povezanih datoteka i sheetova, podaci su ponekad nepouzdani, teška kontrola podataka i njihove točnosti, verzija datoteka i slično

Potrebne podatke spoji se pomoći power query-a na stvarne izvore (najčešće bazu podataka), podaci se PRILAGODE izvještavanju

Uvedu se u Power Pivot i integriraju se u zajednički izvještajni model podataka – to će rezultirati konzistentnim podacima, te brzim odzivom

Excel (samo kao pivot tablice) ili Power BI (sa dashboardima, izvještajima, vizualizacijama) se koristi kao sučelje za izradu izvještaja. Cloud servise se može koristiti za dijeljenje informacija među više ljudi.

Za kraj možemo zaključiti sa opisom o načinu preuzimanja i instalacije samih alata:

1. Power Query

• Besplatan dodatak (treba poseban download) za Excel 2010, 2013 za Windows.
• Ugrađen u Excel 2016, Windows. 
• Power Query nije dostupan na Mac verzijama Excel-a

2. Power Pivot

• Besplatan dodatak za Excel 2010 (treba posebnu instalaciju)
• Dio Excela 2013, 2016 – već ugrađen

3. Power BI

• Poseban desktop alat (besplatan) – treba skinuti sa Microsoft site-a
• Cloud verzija ili uz pretplatu ili ograničena besplatna verzija

mr. sc. Krešimir Futivić, dipl. ing.