DIZAJN POSLOVNIH INFORMACIJA (BUSINESS INFORMATION DESIGN)

DIZAJN POSLOVNIH INFORMACIJA (BUSINESS INFORMATION DESIGN) – profesionalno strukturirani grafički prikazi i tablice

Vizualizacijski prikazi predstavljaju učinkovite oblike komunikacije. U njih se ubrajaju grafički prikazi i tablice koji pomažu bržem razumijevanju poslovnih problema. Nažalost, još uvijek ne postoji mjesto gdje se umijeće vizualizacije može naučiti. Iz tog razloga smo prečesto primorani biti zadovoljni banalnim i šabloniziranim prezentacijama i bez proturječja podnositi složene grafičke prikaze. Umijeće vizualizacije podataka ne uči se ni u jednoj školi, niti na visokom učilištu. No, ovdje će se koristiti kao neizostavan dio svakodnevne izrade izvještaja, prezentacija, ali i ​​za vlastitu analizu činjenica.

U tom vakuumu potrebno je obratiti se ponuđaču softverskih rješenja, pri čemu se rezultati – dijagrami moraju oslanjati na tehničke mogućnosti izvedbe, a ne na tehničku smislenost. Poznato je da slika govori više od 1.000 riječi, ali u ovom slučaju dijagrami se ipak moraju objasniti upravo pomoću tih 1.000 riječi.

Povijest vizualizacije podataka stara je 400 godina. Mnogi znanstvenici, liječnici i inženjeri su si već tada postavljali pitanja vezana uz vizualnu prezentaciju podataka. Čak je i Louis XVI., francuski kralj, fasciniran dijagramima Williama Playfaira rekao: „[...] Oni [dijagrami] govore sve jezike i vrlo su jasni te ih je lako razumjeti.“ Dijagrami jasno i jednostavno odgovaraju na sva složena pitanja. Stoga bi se oni u poslovnoj komunikaciji trebali češće i ispravno primijenjivati. Na to će uputiti sljedeće  preporuka.

Izbjegavajte tortne dijagrame

U poslovnoj se komunikaciji najčešće primijenjuju tortni dijagrami (usp. DiTa studija Griesfeldera/Reinkea (2013)). Ti oblici ubrajaju se u top ljestvicu dijagrama jer su pogodni za uređivanje i dekoraciju godišnjih izvještaja i brošura. Međutim, oni više puta pokazuju banalne stvari („Naš udio je 75%“) i, k tome, imaju i neke druge nedostatke:

• Razlikovanje kutova, površina ili zakrivljenih sekcija raspoređenih jedan iza drugoga izuzetno je teško posložiti.
• Tortni dijagrami uvijek se formiraju od samo jednog prostornog broja. Negativne i pozitivne vrijednosti ne mogu se zajedno prikazati.
• Tortnim dijagramima ne može se dati usporedni prikaz (ostvarenje prethodne godine, plan, budžet, prosječne vrijednosti, reference itd.).
• Za osobe koja izrađuju i koriste tortni dijagram susreću se često sa situacijom da je to gotovo nemoguće.
• Navodna prednost da tortni dijagrami uvijek sve 100 % pokazuju je ipak varka. Tortni dijagrami prikazuju jednako sve što je od 100 %, kao i     od 110 %.

Tortni dijagrami uvijek se mogu zamijeniti stupičastim dijagramima koji uvelike olakšavaju usporedbu, mogu pokazati pozitivne i negativne vrijednosti te ih je lakše označavati.

Izbjegavajte razdijeljene složene dijagrame

Razdijeljeni složeni dijagrami postali su već klasik među poslovnim dijagramima. Mnogi misle da je njima moguće pokazati dvije stvari istovremeno: raspodjelu udjela jedne cjeline i njihov razvoj tijekom vremena.

Rezultat je obično kolaž šarenih površina u kojima je moguće razaznati samo dvije stvari: cjelokupan razvoj i razvoj udjela koji se nalazi na samom dnu osi. Sve ostali udjeli će se ovom najmanjom količinom samovoljno vertikalno promijeniti. Prema tome, vizualno uređenje promjene udjela teško da je uopće moguće.

Stoga se razdijeljeni složeni dijagrami mogu zamijeniti s više dijagrama. Tako se može vidjeti cjelokupan razvoj, razvoj pojedinih udjela, kao i njihov međusobni razvoj u cjelini. Pritom se, također, može izbjeći prikazivanje pojedinačnih vrijednosti pomoću boja.

Izbjegavajte brzinomjere (mjerače) i semafore

Mjerači i semafori  moderni su u menadžerskim informacijskim sustavima. Oni korisniku sugeriraju da se organizacijom i poslovnim modelima mora upravljati kao i strojevima. Taj oblik vizualizacije ne samo da predstavlja opasnost u razumijevanju korporativog upravljanja, već i zanemaruje važnost velike gustoće informacija. Brzinomjeri i semafori pokazuju samo trenutačno stanje. Prikladne procjene stanja, prije svega, ovise o dosadašnjem razvoju i budućoj procjeni budućeg stanja. Nažalost, ova informacija uglavnom nedostaje.

Poseban nedostatak prikazivanja tehnikom semafora je nedostatak primjerenog kvantificiranja. Negativno odstupanje od dva posto jednako je intenzivno vizualizirano kao i odstupanje od 20 posto. Tko s time nije upoznat, može sudjelovati u iscrpljujućim raspravama o samim gradacijama boje: „To nije crvena, to je više od svijetlo crvene ili možda čak samo tamno žuta!“

Semafori mogu biti signali, odnosno mala vizualna pomagala za identifikaciju problemskih slučajeva, ali oni ne zamjenjuju dijagrame. Dizajn poslovnih informacija bavi se vizualizacijom podataka u skladu sa stručnim i psihološko-percepcijskim aspektima. Ovo znanje dio je temeljne izobrazbe svake struke u kojoj se podaci analiziraju i gdje se o njima izvještava.

O autoru:

Roman Griesfelder, MBA, osnivač je i predsjednik Uprave Aspektum d.o.o. (St. Gallen, Švicarska). Studirao je ekonomiju i sociologiju, te je 10 godina proveo kao kontroler i voditelj projekta. Od 2007. se bavi temama koje se odnose na učinkovitu internu komunikaciju. U unutarnje korporativne komunikacije (tekstove, dizajn poslovnih informacija, prezentacije) kombinira operativnu stručnost, lidersko iskustvo i stručnost.

Prijevod: Ivana Domitran, mag. comm.,mag. educ. croat., Poslovna učinkovitost d.o.o. za poslovno savjetovanje

Za  prijevod na hrvatski jezik sva prava pridržana su od strane Poslovne učinkovitosti d.o.o. za poslovno savjetovanje (prema dopuštenju Aspektuma d.o.o.) te je prilikom citiranja potrebno nužno navesti izvor za hrvatski prijevod: www.poslovnaucinkovitost.eu

Izvor: www.poslovnaucinkovitost.eu