Projektna kultura: stvaranje okruženja za projektni način rada

Projektna kultura je pojam zbroj svih pravila, vrijednosti i normi projektnog rada koji se odnose na ponašanje, metodologiju i oblik komunikacije u projektnom timu. Ona bi se nužno trebala promicati raznim aktivnostima upravljanja projektima jer poboljšava identifikaciju članova tima s projektom. Stvara jači osjećaj pripadnosti i omogućava snažnije percepiranje potrebe timskog načina rada. Projektna kultura pruža okvir za rad i ponašanje članova tima i provedbu aktivnosti u projektu. Kroz primjenjive norme i vrijednosti, članovi tima automatski znaju koje se radnje smatraju dobrim, vrijednim i poželjnim ili negativnim. Promoviranjem projektne kulture se postiže snažnija unutarnja stabilnost projekta naspram projektnog okruženja i to ponaprije tumačenjem i usvajanjem zajedničke percepcije projekta. Projektna kultura je određena zajedničkom reakcijom suradnika na zahtjeve koji dolaze izvan projekta.

U percepciji voditelja projekta, "projektna kultura" označava cjelokupnost "mekih faktora" kao što su spremnost na suradnju između raznih osoba između raznih organizacijskih jedinica, sposobnost međusobnog komuniciranja te shvaćanja potrebe suradnje na postizanju zajedničkih ciljeva te u konačnici sposobnost svih dionika unutar tvrtke da prihvate tvrtku kao promotora projekta. Drugim riječima, projektna kultura predstavlja cjelokupnost navika projektnog načina rada, ali i jednog određenog projekta. U optimalnom slučaju se poklapa s kulturom poduzeća.

Komponente projektne kulture

Odnos prema inovacijama:

• Koji je poticaj za inovativna ponašanja?
• Na koji način se promoviraju inovacije?
• Koje su pretpostavke inovativnog načina rada?
• Kakav je odnos prema pogreškama?

Kultura vođenja

• Koji je opseg, koje su ovlasti i kakve su kompetencije rukovoditelja?
• Kako se provodi stimuliranje, motiviranje, nagrađivanje i kažnjavanje?
• Jesu li važne vrijednosti lojanost, međusobni fer-odnos i međusobna tolerancija?
• Na koji način se u projektu određuje cilj i koji je način mjerenja ostvarenja cilja?

Ustrojavanje projektne kulture

Projektna kultura izrazito utječe na različite aktivnosti projektnog tima. Oblikovanje projektne kulture započinje već na prvoj radionici  kojom se označava početak projekta (Kick-off). Način pripreme radionice, pamtljiv i lako shvatljiv naziv projekta, po potrebi i lako pamtljiva kratica projekta, logo projekta, slogani projekta te cjelokupni dizajn projekta doprinose pozitivnom ili negativnom stavu, a time i ponašanju članova projekta. Važna točka u razvoju projektne kulture je određivanje načina rada, količina i jasnoća informacija i uputa unutar projektne dokumentacije. Sva napisana pravila, čine načela ponašanja za cijelo vrijeme trajanja projekta i moraju ih poštivati svi članovi projekta.

Oblikovanje projektne kulture je uvelike uvjetovano ponašanjem i rolom voditelja projekta. O njegovom ugledu/imidžu ovisi kakav odnos prema projektu će imati ostali članovi projekta.

Da bi voditelj projekta mogao imati okruženje uspješnog rada nužna je stvarna, ne samo deklarativna, podrška najvišeg menadžmenta. Ona je vidljiva u prihvaćanju i promicanju projektnog načina rada, te stvarnog interesa uprave u provedbi projekta. Jedan od dobrih i jednostavnih instrumenata podrške jesu sastanci nadzornog odbora projekta, čiji su članovi ujedno i članovi uprave. Kroz njihovu konstruktivnu suradnju, mogu se brzo i učinkovito ukloniti mnoge prepreke projekta.

Na ustrojavanje projektne kulture ovisi i sastav projektnog tima. Pri oblikovanju sastava projektnog tima se će voditi „borba“ unutar poduzeća ili među projektima za najbolje radnike ili najbolje talente. Važniji projekti će zasigurno dobiti i veće resurse.

Veći angažman naručitelja će povoljnije djelovati na projektnu kulturu. Njegova traženje, interes pa i sama učestalost komuniciranja, pridonijeti shvaćanju će projektnog tima je li naručitelju projekt važan ili nije, a time će neminovno utjecati na njihov odnos prema projektu. Bitan čimbenik projektne kulture jest i trajanje projekta. Kratki projekti imaju više šanse za uspjeh jer motiviraju suradnike na brže dostizanje ciljeva pa i završetak projekta, dok nasuprot višegodišnji projekti traže više strpljenja, više izdržljivosti te istrajnosti od projektnog tima do konačnog ostvarenja cilja.

Pravila rada su načela rada u projektu. Njih će zajednički razviti svi članovi projekta, prvenstveno u fazi pokretanja projekta. Radeći zajedno, pravila rada i ponašanja se prihvaćaju od svih članova projektnog tima i svi sudionici se obvezni da se njih pridržavaju. Pravila suradnje služe kao standardi u provedbi projekta i načelno se tijekom projekta bitno ne mijenjaju. Na određena pravila rada i ponašanja,  se može pozvati voditelj projekta ili voditelj podprojekta ili pak članovi tima. Važno je na samom početku projekta, iskomunicirati njihovu važnost svim članovima projektnog tima bez iznimke. Jedinstvenost projektnih pravila je najbrži način ujednačavanja timskog rada. U poduzećima, u kojima su u prošlosti provođeni projekti, postojeća pozitivna pravila iz prethodnih projekata, treba usvojiti kako bi osigurali i osnažili nastavak pozitivne projektne kulture projekta i na novi projekt.

Izvori projektne kulture

Sva pravila, norme i standardi se mogu naći i u raznim projektnim dokumentima, npr. u projektnom priručniku projekta, u uputama/pravilnicima o vođenju projekata, no nalazimo ih i u drugim dokumentima kojima se regulira ne samo projektni način rada, nego i u drugim pravilnicima, procesnim pravilima, uputama za rad, te razasutim u raznim dokumentima kvalitete, koji se odnose na poslovanje cjelokupnog poduzeća.

Kako i u svakoj sportskoj ekipi prevladava specifična kultura zajedništva, tako i svaki projektni tim ima kulturu. U timu dolaze do izražaja komplementarne sposobnosti pojedinca, pa se može reći, da je tim puno više od zbroja pojedinačnih učinaka i sposobnosti jer valja računati na sinergijski učinak tima.

Odnos projektne i organizacijske kulture

Kultura poslovanja, bilo da je riječ o organizacijskoj/korporativnoj kulturi ili o projektnoj kulturi nije opipljiva, ali je uočljiv skup raznih ponašanja. Odrednice projektne kulture možemo uočiti u načinu na koji se odnosimo prema kupcima/naručiteljima i njihovim traženjima, u kojem opsegu se uvažavaju njihovi zahtjevi i kako se postupa prema njima te postoje li razrađeni postupci za određivanje prioriteta u postupku rješavanja zahtjeva. Najvažnije odrednice kulture čine:

• komunikacija
• kvaliteta suradnje
• pridržavanje termina isporuka
• odnos prema odgovarajućim zahtjevima (načini rada, procesi…)
• odnos prema greškama, problemima i konfliktima
• odnos prema znanju proizašlom iz projekata.

Projektna kultura nije izolirana iz cjelokupnog okruženja poslovanja poduzeća. Ona je jedan njezin dio i nastaje iz okruženja koje prevladava u poduzeću. Projekta kultura proizlazi iz načina suradnje koji prevladavaju u poduzeću ili u samom projektu. Pri tome je odlučujuće kako radnici surađuju, odnosno kako reagiraju na poticaje, kako procjenjuju zahtjeve svojih kolega i konačno kako reagiraju na njih.

Slika 1. Odnos projektne kulture određenog projekta i cjelokupnog okruženja

Koja su poželjna projektna pravila?

• Svatko mora aktivno surađivati na izlaženju rješenja i rješavanju zadataka.
• Ne postoji nemoguće
• Za uspjeh i neuspjeh projekta odgovoran je tim
• Sve odluke se argumentirano donose
• Na sastanke i radionice dolazimo pripremljeni
• Obveza je svakog člana tima aktivna suradnja na sastancima i radionicama
• Dolazimo na vrijeme na zajednički rad, za sastanka i radionice se koncentriramo na posao (nema korištenja mobitela)
• Isporuka u dogovorenom terminu je obveza
• Problemi se iskreno i na vrijeme komuniciraju
• Uspjeh projekta je i uspjeh tvrtke

…svako poduzeće, i svaki projekt mogu nadopunjavati ovu listu

Savjeti i preporuke za stvaranje dobre projektne kulture

• Odabir kompetentog voditelja projekta je vrlo bitan čimbenik uspješnosti projekta
• Poboljšanje/ promjena projektne kulture je višestrani izazov
• Razvoj projektne kulture je proces učenja i oblikovanja koji uključuje sve članove tima
• Mora se imati na umu gdje su granice korporativne i projektne kulture. Projektni voditelj i projektni tim mogu puno više utjecati na projektnu kulturu nego li na korporativnu kulturu, čak i kada su ove dvije vrlo isprepletene,
• Razvoj cjelokupne projektne kulture kao i razvoj korporativne kulture leži i na nositeljima čelnim osobama poduzeća, dok je za razvoj projektne kulture pojedinog projekta odgovoran ponajviše voditelj projekta,
• Oblikovanje projektne kulture počinje malim koracima, pri čemu valja imati povjerenja, strpljenja, otvorenosti i ustrajnosti (ipak radi se s ljudima!), pa će s vremenom doći i uspjeh, kao i radost suradnje članova tima.

a što ne bi trebalo raditi…

• postizati korist na štetu drugih,
• postavljati zamke i svjesno podmetanje,
• prikrivati sukobe interesa.

Možemo zaključiti da projektna kultura predstavlja prikladno rješenje za stvaranje okvira za suočavanje s izazovima koje se javljaju u poslovanju, prema kojima se može na odgovarajući način reagirati, ustrojavanjem otvorenog i fleksibilnog pristupa. Ona predstavlja temelj za bolje suočavanje s teškoćama i potrebom za stalnim poboljšanjima. Projektni način poslovanja omogućuje brže i sustavno odgovaranje na zahtjeve korisnika, kako unutarnjih tako i vanjskih, i povećava učinkovitost i kvalitetu rada i isporuka. Razvoj projektne kulture je neophodan u pristupu rješavanja složenih problema i stoga je važan dio načina poslovanja poduzeća. Napori poduzeća moraju biti usmjereni u razvoj korporativne kulture, i razvoju projektne kulture kao načina rada. S rastom svijesti o postojanju i odrednicama projektne kulture, raste i spremnost poduzeća, tima i pojedinca za suočavanjem s izazovima. Projektna kultura se sve više shvaća kao neizostavan čimbenik uspjeha projekta, time i cjelokupnog budućeg poslovanja poduzeća.

Mr. sc.Tonći Jelić