STANDARDIZIRATI IZGLEDE IZVJEŠTAJA da se mogu koristiti na efikasan i efektivan način

Dizajn poslovnih informacija bavi se vizualizacijom podataka u skladu sa stručnim i psihološko-percepcijskim aspektima. Ovo znanje dio je temeljne izobrazbe svake struke u kojoj se podaci analiziraju i gdje se o njima izvještava. U ovoj kolumni, Roman Griesfelder otkriva načine koji pomažu u standardizaciji izgleda izvještaja za njihovo efikasno i efeketivno korištenje. Autor ističe da je princip prepoznavanja najvažniji kriterij za brzo razumijevanje dijagrama. Ako se isti sadržaj ponovno vizualizira na drugi način, onda to dovodi do dodatnog truda i troška u identifikaciji promatranih veličina.

Neki dijagrami su jednako zahtjevni za razumijevanje kao i sadržaj kojeg je potrebno razumijeti, tako da se događa da se pri njihovom korištenju bavimo više njegovim formalnim značajkama nego samim sadržajem. Jedan od vrlo važnih principa standardiziranosti je korištenje boja.

Profesionalno izrađeni dijagrami su lišeni boja i u njima se koriste definirani sivi tonovi sa jasnim značenjem. Na temelju te činjenice, točno određene boje mogu se koristiti za isticanje važnih činjenica. Među njih spadaju odstupanja (npr. OST – PLAN) koja se prikazuju crvenom i zelenom bojom.

Osim toga, u standardiziranosti pomaže dosljedno korištenje, i u svim svojim varijacijama, triju vrsta dijagrama: 

Dijagrami razmjera sadrže kategorije koje se promatraju postavljene na vertikalnu os. One idu od vrha prema dnu (primjer: stupičasti dijagram) te prikazuju razmjere među usporedivim kategorijama.

Dijagrami razvoja sadrže kategorije koje su postavljene na horizontalnu os. Oni idu s lijeva na desno (primjer: stupičasti dijagram, linijski dijagram) i prikazuje razvoj mjernih vrijednosti tijekom vremena.

Dijagrami odnosa nemaju osi kategorija, nego su određeni dvjema osima vrijednosti (primjer: portfelja). Oni prikazuju odnos dviju mjera u odnosu na različite kriterije promatranja. Time se omogućuje da međusobni utjecaji i ostale povezanosti budu vidljive.
 

Ispravno skaliranje je pitanje dobrih namjera

Dijagrami se koristiti samo iz jednog jedinog razloga: njima želimo usporediti razmjere između odabranih veličina. To je moguće jedino kada je skaliranje dijagrama ispravno urađeno. Odsječene i iskrivljene osi dovode do pogrešnih vizualnih dojmova. Oni se vrlo često lakoumno koriste, a ponekad i namjerno. Pogrešno skalirani dijagrami dovode u pitanje autorov kredibilitet i trebaju biti dosljedno odbačeni.

Koja pravila vrijede za skaliranje dijagrama?

1. Koristite jasne skale

Logaritamske skale su korisne u umjetnosti i znanosti, ali ne i u vizualizaciji svakodnevnih ili poslovnih činjenica. Tko može ispravno interpretirati skale koje u svakom sljedećem koraku pokazuju udvostručenje mjerenih vrijednosti? U operativnoj praksi moraju se koristiti linearne skale.

2. Prikažite uvijek nultu točku

Vrijednosti ispod odsječenih osi dovode do zapanjujućih vizualnih rezultata i iskrivljuju razmjere između promatranih veličina. One se rado koriste kako bi se stvarne činjenice ili uljepšale ili izdramatizirale. Time je najvažnija uloga dijagrama dovedena u pitanje: vizualna usporedba. Odsječene osi dovode do nevjerodostojnih dijagrama.

3. Usporedivi dijagrami su jednako skalirani

Prikazujete li dva dijagrama usporedivih mjernih vrijednosti na jednoj osi, onda bi oni trebali biti jednako skalirani. U gotovo svim godišnjim izvještajima i kvartalnim prezentacijama, rezultat je prikazan u jednakoj veličini kao i prodaja. Time promatraču nije moguće da prepoznati pravi razmjer između tih mjernih veličina. U takvom kontekstu, dijagrami su prvenstveno ukrasni predmeti.

Jesmo li još uvijek jako blizu?

Dijagrami, nažalost, često za vizualizaciju koriste vrlo mali broj mjernih veličina. U tom slučaju se govori o maloj gustoći informacija. Nije sasvim bezazleno da je u tako značajnoj mjeri raširena kultura korištenja PowerPoint-a, a što sugerira da svoju publiku ne bismo trebali preopteretiti. Pritom je potpuno zanemareno da je naš osjet vida najmoćniji osjetilni organ.

Dobro osmišljeni dijagrami mogu s višom gustoćom informacija zanimljivije i korisne informacije na dojmljiviji način vizualizirati. Dijagrami s neznatnom gustoćom informacija dovode do banalnih vizualizacija, ostavljaju mnogo otvorenog i povećavaju količinu prezentacija i izvještaja. Oni tako povećavaju rizik da značajne činjenice i njihov razvoj ostanu neotkrivene.

Dizajn poslovnih informacija (Business Information Design) obrađuje vizualizaciju podataka u skladu s tehničkim i perceptivno-psihološkim aspektima. Ova znanja dio su osnovne obuke svake profesije u kojoj se podaci analiziraju i priopćavaju.
Dnevne novine i televizijske postaje, statistički godišnjaci i časopisi, izvještaji poduzeća i upravljanje informacijskim sustavima - svi oni koriste dijagrame za predočavanje podataka. Ono što su kartografi, glazbenici i tehničari činili stoljećima kako bi na  standardiziran način predstavili informacije, s tom problematikom je današnje političko i ekonomsko komentiranje još uvijek u povojima. Tu običnno vrijedi pravilo: ispravno je ono što nam se sviđa. No, dobri dijagrami nisu pitanje dobrog ukusa. Dobri dijagrami prepoznaju se po tome što činjenice jednostavno, dosljedno i jednoznačno vizualiziraju.

O autoru:

Roman Griesfelder, MBA, osnivač je i predsjednik Uprave Aspektum d.o.o. (St. Gallen, Švicarska). Studirao je ekonomiju i sociologiju, te je 10 godina proveo kao kontroler i voditelj projekta. Od 2007. se bavi temama koje se odnose na učinkovitu internu komunikaciju. U unutarnje korporativne komunikacije (tekstove, dizajn poslovnih informacija, prezentacije) kombinira operativnu stručnost, lidersko iskustvo i stručnost.

Prijevod: Ivana Domitran, mag. comm.,mag. educ. croat., Poslovna učinkovitost d.o.o. za poslovno savjetovanje

Za prijevod na hrvatski jezik sva prava pridržana su od strane Poslovne učinkovitosti d.o.o. za poslovno savjetovanje (prema dopuštenju Aspektuma d.o.o.) te je prilikom citiranja potrebno nužno navesti izvor za hrvatski prijevod: www.poslovnaucinkovitost.eu.

Izvor: www.poslovnaucinkovitost.eu